Membuat Mail Merge Dalam Microsoft Word

Membuat Mail Merge dalam Microsoft Word

Mail Merge ialah sebuah Tools yang sangat bermanfaa, fungsi dari Mail Merge yakni untuk membuat satu data yang memiliki format bentuk yang sama akan tetapi tidak sama isinya, maksudnya yakni menyerupai kita membuat akta kursus komputer misalnya, niscaya bentuk format akta tersebut sama, akan tetapi isi ( nama, nilia, nomer pelajar) tidak sama satu sama lain. data yang akan kita buat dengan mail merge bermacam macam data  ini sanggup sertifikat, undangan, piagam, ijasah dll, sedangkan isinya biasanya berupa nama, alamat, Nomor tertentu dll.

Teknik Pembuatan Mail Merge 

Mail Merge sanggup dibentuk dengan syarat data sumber yang sudah ada dan daerah untuk Mail Merge yang sudah ada atau yang sering disebut dengan documen Master data ini lah yang tidak sama antara yang satu atau yang lain atau disebut isi dari mail merge, data berupa tabel, sedangkan daerah untuk Mail Merge biasanya berupa surat, udangan, sertifikat, Piagam dll.

Pembuatan Mail Merge yang belum memiliki sumber data ( isi dari Mail Merge)

1. Pastikan kita sudah memiliki daerah untuk membuat Mail Merge atau sering disebut dengan Dokumen Master. Ingat document inilah yang memiliki format yang sama antara data yang satu dengan yang lain. Data ini sanggup berupa sertifikat, nomer ujian, dll. Perhatikan gambar dibawah ini , gambar dibawah ini menawarkan bab dari dokumen master

2 . Yang kedua kita harus membuat Data Source/ sumber data contohnya menyerupai ini
Dan ingat kita belum memiliki tabel diatas, kita Cuma sudah memiliki angan-angan dalam pikiran kita.

 

 

 

 

3 . Sesudah kita memiliki dua data diatas, kita sanggup eksklusif membuat Mail Merge, caranya Klik Menu Mailings, lalu Pilih Select Recipients, lalu Pilih Type New Lists, sepeti gambar dibawah ini.

 

 

 

 

 

 

4.  Kemudian kita akan menemuai gamabar seeperti dibawah ini, setelah itu klik Customize Columns ,  

5. Sesudah itu akan muncul tampilan menyerupai gambar dibawah ini, hapus tiruana Fields name, caranya dengan mengklik Field Name tersebut lalu tekan Delete, setelah itu akan muncul kalimat “ Are You sure you want to delete field “ title”? any information in this field will be deleted as well.”jawaban dengan “Yes” ,  Kemudian klik OK. Ingat data ini ialah yang akan kita sebut sebagai Document Source atau sisi dari mail merge, mengingat kita akan mengisi mail merge kita dengan data yaitu nama pekerjaandan umur maka hapuslah tiruana data data itu.  Lakukan Langkah-langkah untuk menghapus Fields tersebut sehingga kolom Fields tersebut kosong.

6. Sesudah tampilan Customize Address List kosong, isilah bab Field Name, sesuai dengan kebutuhan kita, kita akan mengisi Field Name dengan “NAMA”, “ PEKERJAAN” dan “UMUR”, caranya dengan menekan Tombol ADD, akan muncul kotakan Add Field, isilah kotakan ini di bagaina Type a name for your field, lalu klik OK, isikan tiruana data yang kita perlukan setelah itu klik OK .

7 . Sesudah itu akan muncul tampilan menyerupai dibawah ini, isilah Kolom Nama, Pekerjaan dan Umur, untuk pengisian setelah simpulan mengisi satu baris klik New entry, isilah sampai simpulan lalu klik ok. Sesudah itu simpan dengan nama yang praktis diingat,

8 . Itu tadi ialah langkah-langkah membuat data source, diberikut ini akan dijelaskan langkah selanjutnya yaitu kembali lagi ke documen master. Kemudian klik Mailings, terus klik Select Recipents, lalu klik Using Existing Lists. sesudah itu pilih Documen Master yang kita buat tadi. Sehingga Insert Merge Field terbuka menyerupai gambar dibawah ini.

9 . Kemdudian isilah Data Master dengan isian di sajian “Insert Merge Field”. Teknik mengisinya dengan meletakkan pointer Mouse di data Master yang akan diisi lalu klik sesuai dengan isinya setelah itu klik insert. Seperti pada gambar dibawah ini.

10. Sesudah tiruana data documen Master terisi tiruananya. Kemudian klik Finish Merge lalu klik Edit Individual Documents. Seperti gambar dibawah ini

11. Sesudah itu kita akan melihat sajian sepert di bawah ini, lalu klik all, sesudah itu klik OK.MAKA KITA AKAN MEMPUNYAI TIGA LEMBAR MASING MASING YANG MEMPUNYAI NAMA ADI ALI DAN ANDI, begitulah cara kerja Mail Merge dalam Microsoft Power Point

 MEMBUAT MAIL MERGE KETIKA KITA SUDAH MEMPUNYAI SUMBER DATA

Disini saya akan mempersembahkan tutorial membuat Mail Merge yang sudah ada datanya, data yang saya gunakan yakni sebuah tabel dari microsoft Word, tabel tersebut akan saya gunakan sebagai Data Souerces. Langkah-langkah nya yakni sebagai diberikut.

1. Klik Mailings, lalu Klik Select Recipients, setelah itu pilih Use Existing List. Seperti pada gambar dibawah ini.

2. Kemudian buka data yang akan kita gunakan sebagai Data Source, cara ini memang lebih cepatdangampang. Ingat data Source yang kita buat harus dalam keadaan tersimpan dan data tersebut tidak sedang aktif/terbuka, menyerupai pada gambar dibawah ini

3. setelah itu maka kita sanggup memakai Insert Merge Field, lalu isikan data yang sesuai dengan langkah menyerupai biasa mengisi Mail Merge, pengisian harus sesuai dengan data yang dimaksud, menyerupai pada gambar dibawah ini

4. Sesudah itu klik Finish Merge,

5. Klik Edit Individual Document

6. Kemudian klik OK